Kim Ngân Phần mềm soạn thảo văn bản Word đã không còn xa lạ gì nhiều với các bạn học sinh, sinh viên và cả những người đang đi làm. Phần mềm này giúp các bạn có thể soạn thảo cho mình một văn bản hoàn chỉnh. Nhưng những người mới lần đầu thấy và sử dụng word thì lại là chuyện khác.
Vậy nên bài viết này, Học Plus sẽ chia sẻ cho các bạn những trình tự giúp các bạn có thể soạn thảo trong phần mềm word dành cho những người mới bắt đầu tập sử dụng. Bài viết dưới sẽ giải các một cách khoa học và tối ưu nhất để các bạn có thể áp dụng và làm theo.
Thiết lập các định dạng
Thiết lập các định dạng
Điều đầu tiên để có thể sử dụng được word có bạn phải thiết lập các định dạng ban đầu cho văn bản mà các bạn chuẩn bị soạn thảo. Những định dạng các bạn cần quan tâm là khổ giấy, lề văn bản, hướng trang in,… Những định dạng này đều có trong word và đã được tích hợp sẵn để các bạn có thể sử dụng.
Để tùy chỉnh lề các bạn nhấn vào Layout > Page Setup thì một hộp thông báo sẽ hiện ra, trong đây bao gồm tất cả các thành phần cần thiết để bạn có thể tinh chỉnh lề văn bản, hướng văn bản,…
Thông thường những văn bản được quy chuẩn theo một tỉ lệ mặc định và được áp dụng tại Việt Nam. Thường thì họ sẽ chuyển đổi về dạng văn bản là khổ A4 sau đó căn chỉnh lề thuộc quy chuẩn áp dụng tại Việt Nam như:
Lề trên là 20 – 25 mm;
Lề dưới là 20 – 25 mm;
Lề trái là 30 – 35 mm;
Lề phải là 15 – 20 mm.
Thiết lập định dạng nội dung
Thiết lập định dạng nội dung
Sau khi đã định hình được những cài đặt trên các bạn cần thiết lập nội dung của văn bản như font chữ, size, khoảng cách, dãn dòng,… Để có thể làm được điều này các bạn hãy thực hiện theo những thao tác như sau:
Chọn cả văn bản bằng Ctrl + A, sau đó click chuột phải chọn Paragraph một hộp thông báo sẽ xuất hiện và chúng ta tiến hành căn chỉnh văn bản. Thông thường các văn bản sẽ được thiết căn đều, phần Left, Right sẽ là 0 và phần Outline level sẽ là Body Text. Xác định khoảng cách của các dòng văn bản tùy chỉnh sao cho phù hợp.
Định dạng từng phần văn bản
Định dạng từng phần văn bản
Sau khi các bạn soạn thảo một văn bản thì các bạn cần chỉnh sửa nội dung văn bản. Bởi vì trong văn bản thường sẽ có những phần định dạng riêng biệt không giống nhau như tiêu đề, khung viền, hình ảnh,…
Vậy nên việc thiết lập nội dung của trong văn bản là điều cần thiết mà mỗi văn bản đều phải làm như vậy để giúp bạn trình bày một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, tùy từng loại trong văn bản có thể yêu cầu bạn phải có header và footer.
Cách sử dụng phần mềm word cho người mới
Cách sử dụng phần mềm word cho người mới
Việc các bạn sử dụng Word để xử lý những nội dung trong văn bản sẽ giúp cho nội dung của bạn được hấp dẫn hơn và nhìn chuyên nghiệp hơn sau khi các bạn thay đổi một số thành phần dưới đây:
Chọn phông chữ phù hợp với chữ viết tiếng Việt và phù hợp với từng ngữ cảnh văn bản khác nhau. Font chữ nếu chọn bị lỗi có thể dẫn đến những chỗ bị to bé thất thường hoặc mất phông chữ, sẽ làm xấu đi văn bản của bạn.
Căn chỉnh lề sao cho hợp lý với từng loại văn bản không chỉ nên chỉnh một kiểu. Vì có một số loại văn bản có cần phải căn chỉnh gọn gàng và đều hàng để trình bày lên các cơ quan hay tổ chức.
Luôn phải chú ý những phần giãn dòng và cách dòng phù hợp, phân bố và điều chỉnh sao cho phù hợp với từng dòng, thông thoáng, dễ đọc giúp người đọc sẽ cảm thấy dễ chịu khi tiếp nhận những thông tin trong văn bản.
Trên đây là những kiến thức giúp bạn có thể sử dụng word một cách cơ bản nhất để có thể chỉnh sửa văn bản hiệu quả tiết kiệm, không tốn thời gian công sức. Như vậy là những thông tin trên đã giúp các bạn phần nào. Chúc các bạn thành công!
